パソコン活用の一日

出社したら、昨日の退社から今朝の出勤までの
夜の間に届いたFAXとかかってきた電話をパソコンで確認します。
FAXは 「FAX送受信ソフト」で、電話は「着信履歴」を パソコンで管理しています。

 

FAXは必要なものだけを印刷します。
内容は画面に表示されますので、見てから不要なものは削除します。



電話の着信履歴もパソコンで確認。お話した内容はパソコンに記録します。
後から、いつ・どこから・どんな内容の話をしたのかが残せます。
深夜・早朝の電話でも、どこから連絡があったのか一目瞭然です。

 

朝の打合せ
インターネットでアクセスする「スケジュール管理機能」を使い、
昨日の結果報告と本日の予定をお互いに確認し合います。
伝わっているようで伝わっていないお互いの行動を再確認して協力体制を強化しましょう。
スマホがあれば、出先でも手軽に確認できます。

   
打合せ後
早速、市内の得意先からサポート依頼の電話がかかって来ました。
販売管理ソフトで請求書がプリントアウトできないという内容です。電話を受けた者は担当ではなかったけれど、書類管理ソフトでパソコンのお客様情報からプリンターの写真と販売管理の資料を瞬時に確認し、素早く的確にお答えすることができました。
お客様の情報は書類管理ソフトで探せば、すぐに分かります。
だから、担当者以外の者でも、誰でも安心してサポートできます。

  

打合せが済んだら、昨日依頼のあった見積りを作ります。
みつも郎」という とても扱い易いソフトを使います。
数量の変更・単価の変更も一瞬で対応可能なので、 内容変更の依頼があっても平気です。
原価を入れれば粗利管理もバッチリ。そして得意先別はもちろん担当者別にも管理できます。 
見積りの相手情報は「名刺管理ソフト」で 素早く探し、
会社名・役職名・担当者名を失礼が無いよう正確に入力します。

午後

売上状況・受注残情報の把握は販売管理ソフトの弥生販売で行います。マウスクリックだけの簡単操作でわかります。弥生販売ならネットワークOSでなくても2台までなら同時にwindowsパソコンで使うことが可能です。営業で納品書発行、経理では入金入力、倉庫では在庫管理もできます。納品書発行はバーコードスキャナーを活用します。コードを入力しなくても、スキャナーをコードに当てるだけで品名も単価も読み取ります。正確・スピーディで棚卸の時にも大活躍です。

夕方

今日の結果報告と明日の予定打合せは
朝と同じようにスケジュール管理機能で再確認します。

その時、社内の経理担当者からパソコンの調子が悪いと連絡。
古くなったから、そろそろ買い替えなければと思っていた矢先のこと。
(データは大丈夫かな?バックアップはちゃんと取ってあるかな? )
サポート&サービスのマネージャーに確認すると、大丈夫ですと返事をもらいました。
こんな時の為に バックアップソフトが毎日 自動で動いていて
経理のパソコンの中身全て(OS・環境・プログラム・データ)を自動保存しています。

パソコンが壊れても一時的に他のパソコンに中身全体を移したり、
パソコンを直してからデータを復元して壊れる前の状態に
素早く戻すことができます。

そんなに費用が掛からず、万一の時でも安心です。
今は低価格で高機能。そして、非常に使い易くなりました。
これらのソフトをパソコン屋である当社が使っていて当たり前ですが、
改めて、今回のような時にバックアップソフトの価値が分かります。

これらのソフトはすぐにお役に立てるソフトですが、私たち自身が活用してお客様のフォローに大活躍しています。